Polityka Prywatności i Cookies

Administrator danych osobowych: Imperial Properties Sp. z o.o.
Telefon: +48 797 529 773
NIP: 5273024982 · KRS: 0000998980
Adres korespondencyjny: Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa
E-mail: kontakt@imperialproperties.pl

Niniejsza Polityka Prywatności i Cookies określa zasady przetwarzania danych osobowych Gości i Użytkowników Serwisu oraz zasady stosowania plików cookies i innych technologii śledzących, w tym przez zewnętrznych dostawców narzędzi analitycznych, reklamowych i marketingowych. Polityka obowiązuje od dnia jej opublikowania w Serwisie i stanowi integralną część Regulaminu Najmu Noclegu.

§ 1. Definicje

Administrator — Imperial Properties Sp. z o.o., NIP: 5273024982, KRS: 0000998980, z siedzibą pod adresem: Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa. Administrator jest jednocześnie Usługodawcą w rozumieniu Regulaminu Najmu Noclegu.

Użytkownik Serwisu — osoba fizyczna wchodząca na strony prezentujące Ofertę i umożliwiające zawarcie umowy najmu noclegu lub korzystająca z usług lub funkcjonalności opisanych w niniejszej Polityce.

Gość — osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 33¹ kodeksu cywilnego, zawierająca z Administratorem umowę najmu noclegu.

Serwis — prezentacja Oferty Administratora w Internecie, umożliwiająca zawarcie umowy najmu noclegu on-line.

RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Dane osobowe — wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

Pliki cookies — dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, przechowywane w urządzeniu końcowym Użytkownika/Gościa, przeznaczone do korzystania ze stron Serwisu.

Newsletter — informacje handlowe w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, wysyłane do Gościa/Użytkownika drogą elektroniczną za jego uprzednią zgodą.

Konto — zbiór danych przechowywanych w Serwisie dotyczących danego Gościa/Użytkownika oraz składanych przez niego rezerwacji i zawieranych umów.

§ 2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu

2.1 Dane zbierane w celu realizacji rezerwacji i umowy najmu noclegu

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy.

W celu przyjęcia i realizacji rezerwacji Administrator przetwarza następujące dane osobowe Gościa:

imię i nazwisko;
adres e-mail;
numer telefonu;
adres korespondencyjny;
NIP (w przypadku rezerwacji na firmę);
dane niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży (faktura VAT);
dane dotyczące rezerwacji: daty pobytu, liczba gości, wybrany rodzaj rezerwacji, historia płatności.

Podanie powyższych danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Odmowa ich podania uniemożliwia dokonanie rezerwacji.

Okres przechowywania: przez czas trwania umowy oraz przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstało zobowiązanie podatkowe).

2.2 Dane zbierane w celach marketingu bezpośredniego (Newsletter)

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli Gość/Użytkownik wyraził odrębną, dobrowolną zgodę, Administrator przetwarza adres e-mail oraz imię w celu wysyłki Newslettera zawierającego informacje o ofercie, promocjach i aktualnościach.

Zgoda jest dobrowolna i może być cofnięta w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody następuje poprzez kliknięcie linku rezygnacji w treści każdego Newslettera lub poprzez kontakt z Administratorem.

Narzędzie: Administrator korzysta z platformy MailerLite (UAB „MailerLite”, Paupio g. 28, Wilno, Litwa). Dane przekazywane są MailerLite na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Polityka prywatności MailerLite: mailerlite.com/legal/privacy-policy.

Okres przechowywania: do momentu cofnięcia zgody przez Gościa/Użytkownika lub do momentu zaprzestania przez Administratora działalności marketingowej.

2.3 Dane zbierane automatycznie — logi serwera i dane techniczne

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.

Serwis automatycznie rejestruje dane techniczne dotyczące połączeń: adres IP urządzenia, typ i wersję przeglądarki internetowej, system operacyjny, datę i godzinę połączenia, URL odwiedzanych stron i podstron Serwisu, dane dotyczące sesji. Dane te nie są łączone z danymi identyfikującymi osobę, chyba że jest to niezbędne do wykrycia lub zapobiegania nadużyciom.

Okres przechowywania: przez okres niezbędny dla celów bezpieczeństwa, nie dłużej niż 12 miesięcy.

2.4 Dane zbierane w celach analitycznych i reklamowych

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda wyrażona poprzez akceptację ustawień cookies; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora w zakresie analizy ruchu i optymalizacji Serwisu.

Administrator korzysta z zewnętrznych narzędzi analitycznych i reklamowych opisanych w § 5 niniejszej Polityki.

§ 3. Odbiorcy danych osobowych

Administrator ujawnia dane osobowe Gości/Użytkowników wyłącznie:

podmiotom przetwarzającym — działającym na podstawie zawartych z Administratorem umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (m.in. hosting, obsługa IT, platforma rezerwacyjna, obsługa płatności, platforma e-mail marketingowa);
operatorom płatności internetowych — w zakresie niezbędnym do realizacji płatności za rezerwację;
organom publicznym — wyłącznie na podstawie i w granicach obowiązujących przepisów prawa;
zewnętrznym dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych — w zakresie opisanym w § 5, wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Użytkownika na stosowanie odpowiednich plików cookies.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych Gości/Użytkowników osobom trzecim.

§ 4. Przekazywanie danych do państw trzecich

Niektóre z narzędzi zewnętrznych opisanych w § 5 (w szczególności Google i Meta/Facebook) są podmiotami działającymi w Stanach Zjednoczonych. Przekazywanie danych do tych podmiotów odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub mechanizmu Data Privacy Framework (DPF). Szczegóły dostępne są w politykach prywatności poszczególnych dostawców.

§ 5. Zewnętrzne narzędzia analityczne, reklamowe i marketingowe

5.1 Google Analytics

Administrator korzysta z usługi Google Analytics świadczonej przez Google Ireland Limited. Google Analytics zbiera anonimowe dane statystyczne dotyczące sposobu korzystania z Serwisu (liczba sesji, odwiedzane strony, urządzenie, przybliżona lokalizacja). Adresy IP są skracane przed ich przetworzeniem. Użytkownik może zrezygnować ze śledzenia przez Google Analytics poprzez instalację wtyczki do przeglądarki: tools.google.com/dlpage/gaoptout. Polityka prywatności Google: policies.google.com/privacy.

5.2 Google Ads

Administrator korzysta z usługi Google Ads w celu wyświetlania reklam i pomiaru konwersji oraz remarketingu. Użytkownik może zarządzać preferencjami reklam Google pod adresem: adssettings.google.com. Podstawa prawna: zgoda Użytkownika wyrażona przez akceptację cookies marketingowych.

5.3 Meta Pixel (Facebook / Instagram)

Administrator korzysta z narzędzia Meta Pixel świadczonego przez Meta Platforms Ireland Limited w celu mierzenia skuteczności kampanii, remarketingu i tworzenia grup odbiorców. Administrator korzysta z zaawansowanego dopasowywania — zanonimizowane (hashowane) dane (np. adres e-mail) mogą być przesyłane do Meta po dokonaniu rezerwacji. Zarządzanie preferencjami reklam: facebook.com/adpreferences. Polityka danych Meta: facebook.com/privacy/policy. Podstawa prawna: zgoda Użytkownika wyrażona przez akceptację cookies marketingowych.

5.4 MailerLite

Administrator korzysta z platformy MailerLite do wysyłki Newslettera. MailerLite może zbierać dane o otwarciach wiadomości, kliknięciach w linki, adresie IP i typie urządzenia. Polityka prywatności MailerLite: mailerlite.com/legal/privacy-policy.

§ 6. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługują prawa wynikające z RODO:

Prawo dostępu (art. 15 RODO) — prawo do uzyskania potwierdzenia, czy Administrator przetwarza dane, i dostępu do nich.
Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — prawo do żądania sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) — prawo do żądania usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem.
Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach.
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.
Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
Prawo do cofnięcia zgody — w każdym czasie i bez podawania przyczyny, w zakresie przetwarzania opartego na zgodzie.

Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem: kontakt@imperialproperties.pl lub pisemnie na adres: Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa. Administrator odpowiada w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

§ 7. Prawo do skargi do organu nadzorczego

Jeżeli osoba uważa, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl, tel. 606-950-000.

§ 8. Pliki cookies

8.1 Rodzaje stosowanych plików cookies

Cookies niezbędne (techniczne) — niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu. Nie wymagają zgody Użytkownika.
Cookies analityczne — zbierają anonimowe dane statystyczne (Google Analytics). Wymagają zgody Użytkownika.
Cookies funkcjonalne — zapamiętują preferencje Użytkownika. Wymagają zgody Użytkownika.
Cookies marketingowe i remarketingowe — stosowane przez Google Ads i Meta Pixel w celu wyświetlania spersonalizowanych reklam. Wymagają wyraźnej zgody Użytkownika.

8.2 Szczegółowy wykaz cookies zewnętrznych

Dostawca	Cel	Typ	Okres
Google Analytics (_ga, _gid, _gat)	Analiza ruchu, statystyki Serwisu	Analityczne	Do 2 lat
Google Ads (IDE, _gcl_au)	Pomiar konwersji, remarketing Google	Marketingowe	Do 13 miesięcy
Meta Pixel (_fbp, _fbc)	Pomiar konwersji, remarketing Facebook/Instagram	Marketingowe	Do 90 dni
MailerLite	Śledzenie otwarć i kliknięć w Newsletterze	Marketingowe	Do 1 roku

8.3 Zarządzanie zgodą na pliki cookies

Przy pierwszej wizycie w Serwisie Użytkownik jest informowany o stosowaniu plików cookies i proszony o wyrażenie zgody. Wyrażona zgoda może być cofnięta lub zmieniona w dowolnym momencie poprzez ponowne wywołanie panelu zarządzania cookies lub wyczyszczenie plików cookies w przeglądarce.

Użytkownik może zrezygnować z reklam opartych na zainteresowaniach za pośrednictwem: youronlinechoices.com · Google Ads Settings · Facebook Ad Preferences.

§ 9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, w tym szyfrowanie SSL/TLS, kontrolę dostępu oraz regularne tworzenie kopii zapasowych. W przypadku naruszenia ochrony danych Administrator niezwłocznie podejmie wymagane przepisami prawa działania.

§ 10. Zmiany Polityki Prywatności i Cookies

Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizowania niniejszej Polityki. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich opublikowania w Serwisie. Istotne zmiany będą komunikowane w sposób widoczny na stronie Serwisu. Korzystanie z Serwisu po opublikowaniu zmian oznacza ich akceptację.